Vous venez de recruter un alternant ? Félicitations ! Maintenant, il n’y a plus qu’à assurer sa satisfaction dès son arrivée car un alternant a une période d’essai comme tous les salariés et peut mettre fin à son contrat si l’environnement de travail ne lui convient pas. Dans cet article, on vous donne nos conseils pour maîtriser l’onboarding de votre alternant.
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Communiquer l’arrivée de l’alternant en amont
Changeons notre point de vue sur l’arrivée d’un nouveau collaborateur. Voyons-le comme un nouveau membre de la famille très attendu, un peu comme un nouveau-né.
Votre alternant est déjà assez stressé de rejoindre une nouvelle entreprise, surtout s’il s’agit de son premier contrat d’alternance. Ne lui faites donc pas subir un mauvais accueil en lui demandant de se présenter à chaque membre de l’équipe ou du service.
Avant son arrivée, diffusez une communication dans votre équipe sur son nom, son poste, la durée de son contrat et sa photo.
À son arrivée, au lieu que votre alternant subisse des questions telles que « Vous êtes nouveau ? Qui êtes-vous ? Quel est votre poste ? », il entendra plutôt « Bienvenue Samuel, ravie de te rencontrer ! On avait hâte de te voir ».
Vous gagnerez des points en montrant à votre alternant qu’il est attendu au sein de l’équipe.
La plupart du temps, les nouveaux collaborateurs se sentent comme des étrangers qui s’incrustent dans un groupe fermé. Certains collègues peuvent même leur faire ressentir qu’ils n’ont pas leur place au sein de l’équipe.
Travaillez sur ce point en tant qu’employeur afin que votre alternant ne soit pas « celui qui envahit votre espace de travail » mais plutôt « celui qui rejoint la famille ».
Préparer un welcome kit
Pas mal d’entreprises maîtrisent ce point-là mais je préfère tout de même insister dessus. En tant qu’alternants, nous ne voulons pas d’un accueil « classique » où l’on passe la matinée à remplir des documents administratifs.
Nous ne souhaitons pas « être là que pour effectuer nos tâches ». On souhaite aimer notre entreprise, être fier de notre poste au point de le partager à l’extérieur.
Pour ce faire, nous avons besoin de nous sentir intégré et de montrer à nos camarades ou nos proches que notre entreprise nous valorise.
Pensez donc à offrir des goodies comme un bloc-notes, une tasse avec le nom de votre collaborateur, des stylos, une clé USB etc.
Il y a pas mal d’idées de goodies que vous pouvez offrir à votre alternant à son arrivée.
Les alternants ont un grand rôle à jouer dans la marque employeur de l’entreprise car :
- Ils sont plus connectés sur la toile et peuvent faire des posts LinkedIn ou autre plus souvent en citant votre entreprise.
- Les apprentis peuvent faire parler de vous par le bouche-à-bouche et influencer le nombre de recrutements.
Ne bâclez donc pas l’accueil que vous réservez aux alternants !
Préparer un planning de formation
Il n’y a rien de pire pour les alternants que leurs propres tuteurs soient perdus dans l’organisation de leurs journées.
Pour éviter cette situation, planifiez les journées de votre apprenti.
Communiquez ce planning à l’alternant quelques jours avant son arrivée.
Votre alternant appréciera votre organisation et se sentira davantage rassuré.
De plus, il pourra suivre sa propre progression dans l’apprentissage des tâches et sera encore plus motivé !
Dans ce planning, planifiez :
- Une initiation aux outils informatiques (Outlook n’est pas si évident que ça !)
- Une présentation de l’entreprise et de son activité (Pas besoin de lui rappeler l’histoire de l’entreprise, soyez concis dans cette partie. L’alternant doit comprendre son environnement, cette partie est donc importante)
- La formation au poste
Vous pouvez également prévoir une partie de la formation de l’alternant avec ses collègues. Ça favorisera l’intégration de l’alternant au sein de l’équipe.
À savoir : Si vous avez un lexique du jargon de l’entreprise, tant mieux !
C’est encore plus dur pour un alternant de s’intégrer lorsque l’équipe parle que par des acronymes ou en franglish.
Préparez donc un lexique afin qu’il comprenne plus facilement les termes que vous employez car votre alternant n’aura pas toujours le courage de vous interrompre pour vous poser des questions.
Organiser un déjeuner d'équipe
Plus qu’indispensable, le déjeuner d’équipe permet à chacun de se présenter, de tisser des liens et de favoriser la cohésion d’équipe.
À l’arrivée de l’alternant, vous devez automatiquement prendre le temps d’organiser ce déjeuner afin qu’il se sente intégré dès le jour J.
Pendant ce déjeuner, ne focalisez pas la discussion sur l’alternant. Soyez le maître de cérémonie et partagez la parole équitablement autour de la table.
Tout le monde se sentira plus à l’aise comme ça.
Organiser un point apprenti/tuteur
Je vous conseille vivement de le faire quelques jours après l’arrivée de l’alternant. Ce point permettra de créer un lien unique entre vous et votre apprenti.
Après tout, vous serez celui qui l’accompagnera dans la sphère professionnelle ainsi que scolaire. Vous avez un rôle important dans la formation de votre apprenti.
Apprenez donc à le connaître en lui demandant son projet professionnel, le poste plébiscité, la raison du choix de ce diplôme, les attentes de son poste et de sa formation etc.
Essayez d’en savoir le plus possible sur lui mais pas que. Vous devez également présenter votre parcours à votre apprenti, lui rappeler votre rôle de maître d’apprentissage, le rassurer sur votre disponibilité et votre volonté à l’aider au niveau scolaire et professionnelle.
Vous marquerez encore des points dans le cœur de votre alternant suite à votre entretien.
Conclusion
Les goodies ne suffisent pas pour bien accueillir un alternant. Plusieurs étapes clés sont à suivre afin d’assurer un bon onboarding !
Mettez-les en œuvre pour conquérir votre alternant.
Cependant, réussir l’accueil de l’alternant ne suffit pas à assurer le bon déroulement de l’année à venir. En tant que maître d’apprentissage, vous devez prendre conscience du rôle que vous avez à jouer et de ses conséquences.
Lire l’article « Quelles sont les qualités pour devenir maître d’apprentissage ? » pour en savoir plus.